تبط ، امکان ارتباط نزدیک بین کارمندان و ارباب رجوع و تاثیر آن بر ارتباطات در فضاهای Open Plan .
2-2 تاثیر طراحی محیط فیزیکی فضای کار
یکی از جنبه‌های اساسی محیط کار که در نحوه رفتار کارکنان دخیل است ، طرح فضای اداری است. طراحی‌های محل کار متعارف، تمایل به ارائه فضاهای خصوصی اداری برای کارکنان دارد ، در مقابل طرح‌های با پلان باز جدیدتر، با ویژگی‌های عدم وجود طبقه به عنوان سقف متصل به دیوار و مرزهای داخلی، با اتاقک‌ها و فضاهای کاری پارتیشن شده مشخص می‌شوند (زالسنی و فاراس9، 1987). امروزه به علت کاهش هزینه‌ها و راحتی بیشتر، استفاده از پلان‌های باز در ادارات رو به افزایش است. اما وجود سر و صدا در این طرح‌ها یکی از فاکتورهایی است که ممکن است راندمان مورد انتظار را تضعیف کند و نیز برخی شکایات سلامتی مانند سردرد و عفونت‌های تنفسی را بیان می‌کنند. در این فضاها سرپرستی و نظارت بر کار کارمندان آسان‌تر می‌شود.
اسمیت10 (1989)، بیان کرد که طرح‌های با پلان باز به دفاتر، مکان کاری خصوصی، فضای باز و تا حدودی به پنل‌ها مربوط می‌شود، اما شامل دفاتر مشترک معمولی با چندین کارمند در فضای اداری نیز می‌باشد.
در همین حال با توجه به نظر برنان و کلاین11 (2002) و زتیلین12 (1969) طرفداران طرح با پلان باز، این طرحها فضای منعطفی ایجاد می‌کند که سبب کاهش زمان بازسازی می‌شود. این مساله همچنین این امکان را به وجود می‌آورد که محل‌های اقامت تعداد بیشتری از کارمندان فضای کمتری ببرد. به عنوان یک نتیجه کلی فضای اداری مورد نیاز کاهش می‌یابد و سازماندهی‌ها به سمت تهویه مناسب و کاهش هزینه تعمیر و نگهداری ساختمان پیش می‌رود. طرفداران طراحی پلان باز همچنین مدعی‌اند که این طراحی سبب تسهیل ارتباط و افزایش تعامل بین کارمندان می‌شود و نتیجتاً رضایت کارکنان را افزایش و روحیه و بهره‌وری را بهبود می‌بخشد (باچ13، 1965). در واقع برخی شواهد این اثرات مثبت را حمایت می‌کنند. دفاتر با پلان باز به افزایش ارتباطات در میان همکاران، قضاوت عادلانه‌تر و اجتماع‌پذیری بیشتر نسبت به طرح‌های متداول منجر می‌شوند (آلن و گرسبرگر14، 1973؛ هاندرد و گرینفیلد15، 1969؛ بروکز و کاپلان16، 1972).
اما در مقابل گروهی اعتقاد دارند طرح پلان باز هزینه‌بردار است. مثلاً دارای سر و صدای زیاد در محل کار هستند، حواس‌پرتی و اختلالات کاری در آن‌ها زیاد است، ازدحام افزایش می‌یابد و حریم خصوصی کارکنان پایمال می‌گردد که سبب کاهش راندمان کاری کارکنان می‌گردد.
2-3 حریم خصوص
فضای شخصی سازوکاری است که از آن برای نظارت بر تعامل میان فردی و دستیابی به خلوت مطلوب استفاده می‌شود. فضای شخصی را غالبا به فاصله فیزیکی فرد با دیگران تعبیر می‌کنند. هال ، تاکید کرده است که خود فاصله مهم نیست ، نشانه‌های ارتباطی قابل دستیابی در فواصل گوناگون است که در مفهوم فضای شخصی اهمیت پیدا می‌کند. در واقع فضای شخصی محیطی است که در آن درجات و شکلهای گوناگون تماس اجتماعی امکان پیدا می‌کند .(آلتمن ، 1382: 6-65)
تصویر شماره 1: حبابهای نامریی احاطه کننده انسان
تعریف کننده فضای شخصی در نظریه همجواری هال ماخذ:هال 1376:148
منظور از فضای شخصی “هاله ای نامرئی “است. تجاوز دیگران به این حریم باعث ناراحتی یا نگرانی فرد می‌شود. همه انسانها با توجه به نسبت نزدیکی خود با شخص مقابل و یا مقام او ، این فاصله را رعایت می‌کنند. حبابهای نامرئی احاطه کننده اطراف انسان و تعریف کننده فضای شخصی ، فرآیندی دیالکتیکی و متغیر است (هال17 1376: 148).
“هال” اصطلاح همجواری را در نحوه استفاده انسان از فضا برای توضیح و بررسی فرهنگ به کار می‌برد و نتیجه می گیرد که نحوه همجواری انسانها در فضا و مکان بخشی از فرهنگ است. او مهمترین بحث فضای انسان ساخت را ایجاد همجواری مناسب با هویت فرهنگی می‌داند که باعث جلوگیری از تجاوز ، ازدحام و استرس در انسانها می‌شود. او معتقد است ، رشد بیش از حد طبیعی خواسته‌های انسان بعد جدیدی را با عنوان بعد فرهنگی به وجود آورده است. (هال 1376: 222)
فضای شخصی به مثابه یکی از سازوکارهای تنظیم مرز میان خود و دیگری احتمالا در روابط اجتماعی مختلف شکل متفاوتی به خود می‌گیرد. فرد یا گروه وقتی مایل به تعامل با دیگری است خود را بیشتر در دسترس می‌گذارد و وقتی به تعامل با کسی تمایلی نداشته باشد ، از او دوری می‌کند .
رابرت سامر تعریف ساده ای از فضای شخصی پیشنهاد می‌کند: فضای شخصی ناحیه ای است با پیوندهای نامرئی که بدن شخص را احاطه کرده اند تا امکان ورود عنصری مزاحم وجود نداشته باشد (گیفورد 1378: 54)
“فضای شخصی” نباید با “فضای شخصی شده” اشتباه گردد. اولی به فاصله ای گفته می‌شود که حیوانات هم گونه ، به جز در مواردی که تماسهای خصوصی بین آنها جریان دارد ، بین خود رعایت می‌کنند ، و دومی به محدوده ای از محیط طبیعی یا مصنوع به عنوان قلمرو تعین شده گفته می‌شود. اگر شخص دیگری وارد این فضا شود ، فرد احساس مزاحمت می‌کند و عدم رضایت خود را اعلام می‌کند. حتی اگر علائم بیرونی عدم رضایت پنهان بماند،در مقابل مزاحمت ها واکنش هایی نشان می‌دهند (لنگ، 1381 :167)
تصویر شماره2 :فضای شخصی ادوارد هال
تصویر شماره 3: این دو نفر به فضای شخصی هم وارد نشده اند وایجاد مزاحمت نمی کنند.
تصویر شماره4: این دو نفر به فضای شخصی هم وارد شده اند و ایجاد مزاحمت می‌کنند .
ماخذ: گیفورد ، 1378: 54
بسیاری از پژوهشهای مربوط به روابط بین افراد حاکی از آن است که :1.وجود رابطه مثبت بین افراد به کم شدن فاصله یا کوچک شدن محدوده فضای شخصی بین آنها منجر می‌شود .2. افرادی که نزدیک هم قرار می‌گیرند ، افرادی هستند که رابطه مطلوب با هم دارند .
دیدگا ههای تعاملی در مکاتب روا نشناسی بر این باورند که انسان با محیط ارتباط برقرار مینماید، در آن دخل و تصرف میکند و از آن تأثیر میپذیرد. با تاکید بر دیدگا ههای اقتصادی و جمعیتی و کم توجهی به نیازهای دیگر انسان، محیط زندگی از کیفیت لازم کم بهر ه میماند و ساکنان محیطهای اداری با کم شدن حس تعلق به محیط زندگی، دچار نوعی بی هویتی میشوند. (علیرضا عینی فر، آزاده آقالطیفی،1390 )
انسان نیازمند آرامش، احساس امنیت در زندگی خصوصی خود و محترم شمردن قلمرو خویش از جان دیگران است. قلمرو ابزاری برای گذر از یک فضای ساده است که میتوان آن را یک سازوکار پشتیبان برای نیازهای اصلی زندگی دانست.
محققان نشان دادند مشکلات دفاتربا پلان باز از دیدگاه کارکنان مانند سر و صدا، فقدان حریم خصوصی و عوامل دیگر مثل عدم تمرکز حواس می‌باشد (ایوانس و جوهانسون18، 2000؛ ساندستروم19 و همکاران، 1994). با توجه به گفته‌های هال20 (1996)، افراد فضای شخصی خود را دارند تا زمانیکه این حریم نقض شود که در صورت نقض این حریم آنها احساس ازدحام و ناراحتی می‌کنند. بنابراین هنگامی که نقض فضای شخصی در طراحی پلان باز بیشتر رخ می‌دهد، سطح راحتی کارکنان پایین می‌آید و احساس ازدحام و از دست رفتن حریم خصوصی به فرد دست می‌دهد. این احساس ازدحام و نبود حریم خصوصی سپس نارضایتی و واکنش‌های منفی توسط کارمندان در محل کار را به دنبال دارد (اولدهام و راچفورد21، 1983).
چان22 (1999) در پژوهشی بیان می‌کند که دو فاکتور رایج تأثیرگذار بر حریم خصوصی یکی محدود کردن فضای شخصی و دیگری تعامل ناخواسته بیش از حد است. مطالعات متعدد نشان می‌دهد که دفاتر با پلان باز با کاهش رضایت شغلی، کاهش انگیزه، و حفظ حریم خصوصی کم، در ارتباط هستند (میتال23 و همکاران، 1992). کارکنان در دفاتر با پلان باز گزارش می‌دهند که شرایط استرس‌زا در این محیط‌ها موجب ایجاد ارتباط بین طرح‌های با پلان باز و شکایات، خستگی، رنجش، ناراحتی عمومی، و از دست رفتن سلامتی و… به عنوان مثال سردرد و عفونت‌های تنفسی شده است (هد24، 1982).
با وجود ایراداتی که به دلیل کمرنگ شدن حریم خصوصی در ادارات پلان باز ، بر آنها وارد است ، اما بسیاری از افراد نیز بر این باورند که باز بودن فضای کار و داشتن نظارت همکاران بر کار یکدیگر سبب می‌شود تا کارکنان اداره بیشتر به انجام وظایف خود اهمیت داده و همچنین در محل کار خود حضور پررنگ تری داشته باشند .
2-3-1 سر و صدا بعنوان استرس فیزیولوژیک
اثرات صدا بر روی کارایی
مشکلات سر و صدا در یک دفتر مساله ای غیرقابل اجتناب است. مطالعات نشان می‌دهد که وقتی صدا کم می‌شود، خطای کار کم و تولید بیشتر می‌گردد. ساندستروم و همکاران (1994) اظهار داشتند که سر و صدا به عنوان یک عامل استرس‌زا با رضایت شغلی در یک محیط کاری مرتبط است. به نظر کارهای ساده‌تر (مانند کار روزمره) که نیاز کمتری به هوش و نظارت دارند، کمتر تحت تأثیر حواس‌پرتی در محیط کار هستند و کارهای پیچیده‌تر نیاز بیشتری به تمرکز دارند (بلوک، استوکز و…) و مشاغل پیچیده‌تر در دفاتر با پلان- باز بیشتر دچار حواس‌پرتی می‌شوند. آمار انجمن مدیریت داده‌ها نشان می‌دهد که عدم حفظ حریم خصوصی آکوستیک در ادارات با پلان باز می‌تونه بهره‌وری را بیش از 40% کاهش داده و خطا را بیش از 27% افزایش دهد (مک لاجلم25 2000).
بر اساس تحقیقات آزمایشگاهی هر چند صدای پیوسته بر میزان کارایی درفعالیت های ذهنی و حرکتی ساده اثر سویی ندارد، اما اگر صدا نامنظم و متناوب و غیرقابل پیش بینی باشد بر کارایی در امور مراقبتی، حافظه ای و وظایف پیچیده که شخص همزمان باید دو عمل را انجام دهد تاثیر منفی می گذارد. ضمنا اثرات صدا برروی کارایی به عوامل مختلفی چون: نوع صدا و شدت آن، قابل پیش بینی یا غیرقابل پیش بینی بودن آن، نوع کار و وظیفه، میزان قدرت تحمل استرس و دیگر ویژگی های شخصیتی فرد بستگی دارد.
یکی‌ از مشکلات‌ و مسائل